Een ruling is een voorafgaande beslissing van de fiscus die u meer zekerheid biedt dan discussies achteraf. Sinds 2007 is de mogelijkheid om een ruling aan te vragen uitgebreid tot alle fiscale materies, behoudens enkele uitzonderingen (over controles, specifieke procedures, ….). Sinds 2006 heeft de rulingdienst ook een eigen website www.ruling.be, met “standpunten” over veel voorkomende vragen en met al eerder genomen beslissingen. Toch leeft nog de idee dat een ruling bestemd is voor ingewikkelde “fiscale” constructies die men vooraf wil aftoetsen bij de fiscus. Niet dus, ook allerlei “gewone” fiscale vragen kunnen voorgelegd worden.

 

Een voorbeeld: kosten eigen aan de werkgever

Om er zeker van te zijn dat bepaalde forfaitaire kostenvergoedingen alleen kosten eigen aan de werkgever dekken en dus niet belastbaar zijn, kan u ook een ruling of een voorafgaande beslissing aanvragen. Zo werd beslist dat bepaalde werknemers die thuis regelmatig van wacht zijn, forfaitair 20 EURO per maand kunnen krijgen als terugbetaling voor hun vaste telefoonkosten. Per maand dat zij ook effectief van wacht zijn komen daar nog variabele telefoonkosten t.b.v. 8 EURO forfaitair per week bij (beslissing nr. 500.185 van 15 september 2005). In een andere beslissing krijgen bepaalde werknemers 25 EURO per maand voor het beroepsmatig gebruik van hun internetaansluiting thuis. Via het internet kunnen zij immers bepaalde niet-geplande werk-opdrachten uitvoeren en zo bovendien verplaatsingen vermijden (beslissing nr.500.215 dd. 24 november 2005).

U mag deze bedragen evenwel niet zomaar overnemen. Een ruling geldt immers alleen maar voor de aanvrager ervan. Voormelde rulings zijn bovendien al minder actueel omdat ze al enkele jaren oud zijn. Bijkomend probleem is dat de recente beslissingen over kosten eigen aan de werkgever geen concrete bedragen meer bevatten (beslissing nr .800.117 dd. 07.05.2008 en nr. 800.097 dd. 20.05.2008). U zult dus zelf een ruling moeten aanvragen.

Voorbereiding

Het is aangewezen dat u enkele maanden lang bewijzen verzamelt van de kosten van de werknemers van uw bedrijf. U groepeert die in drie rubrieken: thuiskosten, representatiekosten en secundaire autokosten. Thuiskosten omvatten ondermeer telefoon- en interaansluiting en abonnement, inrichting van het thuisbureau, verwarming en onderhoud ervan, elektriciteit ervoor, klein kantoorgerief en kosten van pc en toebehoren. De representatiekosten bestaan o.m. uit de kleine kosten m.b.t. beroepsevenementen (vestiaire, drank, …) en lidgeld van beroeps-verenigingen (Alumni,….). Secundaire autokosten slaan o.a. op een deel van de kosten van de garage thuis (met het oog op de beveiliging tegen diefstal van de firmawagen) en parkingkosten. Idealiter (anders maakt u een forfaitaire raming) komt u zo aan een gemiddeld bedrag per functie in het bedrijf. Per functie zorgt u ook voor een motivatie van al die kosten - waarom moet een kaderlid bv. thuis werken? - en bepaalt u het gemiddelde loon. Zorg ook dat de kosten eigen aan de werkgever in een redelijke verhouding staan tot het loon!

Prefiling

Vervolgens neemt u contact op met de rulingdienst en legt hen al die gegevens voor. Na wat overleg en eventueel bijkomende informatieverzameling vraagt u een onderhoud aan. Ook dient u een officiële aanvraag in voor een voorafgaande beslissing. De aanvraag met al de bijlagen moet opgestuurd worden naar de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken, 1000 Brussel, tel. 0257 938 00, fax 0257 951 01. Mailen kan ook op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en geniet zelfs de voorkeur van de dienst. Als de aanvraag eenmaal volledig is, krijgt u normaliter binnen de 15 dagen bericht over de concrete antwoordtermijn, gemiddeld 92 dagen.

Disclaimer